書類の電子化を提案しようと思ったとき、まず女性事務員にアンケートを取ることから始めました。当時はまだ大企業が導入し始めたばかりで、電子化そのものが漠然としたものでした。だからこそ、現場がどう感じているのか、まず知りたかったのです。
結果は、賛成・わからない・反対がおよそ1:1:8。予想以上に「反対」が多い結果でした。振り返ると、慣れた仕事のやり方を変えることへの不安が大きかったのだと思います。
一度目のプレゼンは「まだ早い」
それでも、電子化の提案書をまとめ、社長にプレゼンをしました。しかし返ってきた答えは「まだ早い」。一度目は通りませんでした。
諦めず、二度目のチャレンジ
ここで諦めないのが私らしいところで(笑)、しばらく時期を見て、再びチャレンジすることにしました。今度は、国のDX推進の流れやIT補助金の充実、さらに郵便配達の規制で書類が届くのが遅れるおそれがあることなど、外部の状況の変化を材料にアピールしました。
すると今度は、驚くほどすんなりと許可が下りたのです。
同じ提案でも、タイミングと伝え方、そして周りの状況が揃うことで結果が大きく変わる。一度目の失敗は無駄ではなく、二度目につながる準備だったのだと、今振り返ると思います。
執筆者：中小企業 元一般事務員・元役員
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